Datenquelle und Auslöser
Ein automatisch erzeugter Bericht übernimmt Angaben aus der Anwendung, etwa Auftragsdaten, durchgeführte Arbeiten und zugehörige Fotos. Für jedes Feld wird festgelegt, aus welchem Datensatz es stammt und welcher Zeitpunkt maßgeblich ist. Ein freigegebener Servicebericht kann einen anderen Stand benötigen als eine laufend aktualisierte Übersicht.
Auch der Auslöser ist Teil des Ablaufs: Ein Mitarbeiter fordert das Dokument an, eine Freigabe erzeugt es oder eine geplante Aufgabe stellt mehrere Berichte zusammen. Fehlende Angaben müssen vor der Ausgabe erkennbar sein und sich einem konkreten Vorgang zuordnen lassen.
Vorlagen und Varianten
Die Vorlage bestimmt Gliederung, Beschriftungen und Darstellung. Daten füllen die vorgesehenen Stellen aus. Wiederkehrende Unterschiede wie Sprache, Standort oder Dokumentart werden als Varianten beschrieben, damit nicht für jeden Einzelfall eine unabhängig gepflegte Vorlage entsteht.
Für Änderungen wird festgelegt, wer Texte und Gestaltung bearbeiten darf und wie eine neue Vorlage freigegeben wird. Eine Versionskennung macht sichtbar, welche Fassung bei der Erstellung verwendet wurde.
Dateiformat und Weiterbearbeitung
PDF eignet sich für eine Ausgabe mit festem Seitenlayout. Soll ein Dokument anschließend redaktionell bearbeitet werden, kann ein editierbares Format wie Word erforderlich sein. Für die Auswahl zählen auch die Programme der Empfänger, Druckanforderungen und die spätere Ablage.
Eine Tabellenansicht für die weitere Auswertung hat andere Anforderungen als ein mehrseitiger Bericht mit Bildern. Beide Ausgaben sollten deshalb aus denselben fachlich festgelegten Daten entstehen, können aber unterschiedliche Vorlagen und Dateiformate verwenden.
Freigabe und Nachvollziehbarkeit
Bei freigegebenen Berichten wird die tatsächlich ausgegebene Datei gespeichert. Ein späterer Download liefert dann diese Fassung. Würde die Anwendung das Dokument jedes Mal aus aktuellen Daten neu erstellen, könnten sich bereits versendete Inhalte nachträglich verändern.
Kennung, Erstellungszeit und zugehöriger Vorgang erleichtern die Zuordnung. Für eine Korrektur wird festgelegt, ob eine neue Fassung entsteht und wie die bisherige Ausgabe erkennbar bleibt. Der Freigabeablauf regelt dabei die Entscheidung über den jeweiligen Stand.
Layout und Fehlerfälle
Zur Prüfung gehören lange Namen, mehrseitige Tabellen, Sonderzeichen und unterschiedlich große Bilder. Überschriften und Tabellenköpfe müssen auch nach einem Seitenumbruch verständlich zugeordnet bleiben. Fehlende Pflichtangaben oder nicht verfügbare Anhänge brauchen eine konkrete Rückmeldung.
Für den Einstieg helfen eine vorhandene Beispielvorlage, die zugehörigen Datenfelder und einige typische Grenzfälle. Gemeinsam wird geklärt, welche Angaben automatisch übernommen werden und wo eine Prüfung oder Ergänzung durch einen Mitarbeiter erforderlich bleibt.
Berichte aus der Fertigung
Bei einem Schichtbericht werden Zeitraum, Linie und die Bedeutung der Kennzahlen festgelegt. Ein Stillstand über die Schichtgrenze muss beispielsweise anteilig oder nach einer ausdrücklich vereinbarten Zuordnung erscheinen. Nachträglich korrigierte Mengen können einen neuen Berichtsstand erfordern, dessen Fassung erkennbar bleibt.
Ein Kundenprojekt mit drei Produktionslinien zeigt die Verbindung von Browserauswertung und automatisch bereitgestellten Tages- und Schichtberichten.
Umsetzung und technische Grundlagen
Technische Hintergründe: MDN: Seitenlayout für Druckausgaben und Microsoft: Aufbau eines Word-Dokuments (englisch).