Zuständigkeit für Daten
Für jede Datenart wird festgelegt, welches System Änderungen vorgibt. Beispielsweise kann das ERP die Kundenadresse pflegen, während ein Kundenportal Aufträge erfasst. Dürfen beide Programme dieselbe Adresse ändern, braucht es eine Regel für widersprüchliche Angaben. Auch Löschungen und Stornierungen müssen im jeweils anderen System ankommen.
Eindeutige Kennungen ordnen Datensätze einander zu. Eine Kundennummer lässt sich zuverlässiger zuordnen als ein Firmenname. Verwenden Programme unterschiedliche Nummern, muss die Schnittstelle deren Zuordnung speichern. Feldnamen allein reichen für die Planung nicht: Ein Auftragsdatum kann das Erfassungsdatum oder das gewünschte Lieferdatum meinen.
Übertragungsweg und Zeitpunkt
Dokumentierte Programmschnittstellen sind ein geeigneter Ausgangspunkt. Zu prüfen sind die verfügbaren Funktionen, Zugriffsrechte, unterstützten Versionen und mögliche Zusatzkosten des Anbieters. Ein Programm kann beispielsweise Aufträge zum Lesen bereitstellen, ohne das Anlegen neuer Aufträge zu erlauben.
Für einen täglichen Abgleich kann ein vereinbarter Dateiexport ausreichen. Muss ein Auftrag sofort weiterbearbeitet werden, ist eine zeitnahe Übertragung erforderlich. Direkte Zugriffe auf die Datenbank sollten mit dem Hersteller abgestimmt sein; besonders beim Schreiben können sonst Prüfungen der Anwendung umgangen werden.
Zum Übertragungsweg gehört das Verhalten bei einer unterbrochenen Verbindung. Kann die Arbeit mit dem letzten Datenstand weitergehen, oder muss sie bis zur Bestätigung warten? Davon hängt ab, ob Vorgänge zwischengespeichert werden dürfen und wie der Bearbeitungsstand angezeigt wird.
Fehler und Wiederholungen
Eine fehlende Antwort bedeutet nicht immer, dass die Übertragung gescheitert ist. Der Auftrag kann bereits angelegt sein, obwohl die Bestätigung nicht zurückkam. Bei einem erneuten Versuch muss die Schnittstelle den Vorgang wiedererkennen, damit kein zweiter Auftrag entsteht.
Der Empfänger speichert die Vorgangskennung zusammen mit dem angelegten Auftrag. Bei einer Wiederholung liefert er das bestehende Ergebnis zurück. Diese Eigenschaft heißt Idempotenz. Sie muss in der Schnittstelle vorgesehen sein; eine Kennung im abgesendeten Datensatz allein genügt nicht.
Ungültige Daten benötigen eine andere Behandlung als eine vorübergehende Verbindungsstörung. Fehlermeldungen müssen den betroffenen Vorgang und den Grund erkennen lassen. Nach der Korrektur sollte sich gezielt dieser Vorgang erneut übertragen lassen. Bei einer teilweise verarbeiteten Datei muss sichtbar bleiben, welche Einträge übernommen wurden und welche noch fehlen.
Zugriff und Betrieb
Die Verbindung erhält nur die Rechte, die sie für ihre Aufgabe benötigt. Vor dem Start wird festgelegt, wer Zugangsdaten verwaltet, Störungen bearbeitet und Änderungen an den angebundenen Programmen prüft. Läuft ein Zugang ab oder ändert ein Anbieter seine Schnittstelle, muss eine zuständige Person davon erfahren.
Ein Betriebsprotokoll hält Zeitpunkt, Ergebnis und zugehörigen Vorgang fest. Vollständige Kundendaten gehören dafür meist nicht in Fehlermeldungen. Ein regelmäßiger Abgleich der erwarteten und angekommenen Vorgänge kann auch ausbleibende Übertragungen erkennen, bei denen keine Fehlermeldung entsteht.
Erster durchgängiger Ablauf
Ein begrenzter Ablauf macht offene Fragen früh sichtbar, etwa das Übertragen eines Auftrags samt Rückmeldung. Er wird mit repräsentativen Beispieldaten in beiden Systemen geprüft. Dazu gehören fehlerhafte Angaben, eine unterbrochene Verbindung und eine wiederholte Übertragung. Erst wenn die Ergebnisse stimmen, folgen weitere Datenarten und Sonderfälle.
Unterlagen für die Einschätzung
- Programme: Eingesetzte Produkte, Versionen und Ansprechpartner für deren Betreuung.
- Ablauf: Ein konkreter Vorgang mit Ausgangssystem, Zielsystem und den benötigten Daten.
- Zeitbedarf: Häufigkeit, Datenmenge und die vertretbare Verzögerung.
- Zugänge: Schnittstellendokumentation, verfügbare Testumgebungen oder ein anonymisierter Beispielexport.