Spalten und Bedeutung zuordnen
Vor der Übernahme wird festgehalten, welche Spalte zu welchem Feld der neuen Anwendung gehört. Entscheidend sind auch Bedeutung und Einheit: Bezeichnet „Datum“ den Auftragseingang oder den Liefertermin? Steht eine Menge für Stück, Meter oder Verpackungen?
Artikelnummern und Postleitzahlen sind Kennungen. Eine führende Null kann zu ihrem Wert gehören und darf nicht wie bei einer gewöhnlichen Zahl verschwinden. Für Datumsangaben, Dezimaltrennzeichen und leere Felder werden eindeutige Regeln festgelegt. Bereits in der Ausgangsdatei verlorene Zeichen lassen sich beim Import nicht zuverlässig erraten.
Bestand und Beziehungen erkennen
Eine stabile Kennung hilft, einen Eintrag wiederzuerkennen. Ein Kundenname allein reicht dafür oft nicht: Er kann mehrfach vorkommen oder später geändert werden. Bei einer erneuten Übernahme muss feststehen, ob ein Datensatz ergänzt, aktualisiert oder als bereits vorhanden übersprungen wird.
Beziehungen werden ebenfalls geprüft. Eine Auftragsposition darf beispielsweise nicht auf einen unbekannten Artikel verweisen. Dafür werden Stammdaten zuerst übernommen oder ihre Zuordnung vor dem eigentlichen Import vorbereitet.
Fehler vor dem Schreiben anzeigen
Ein Prüflauf zeigt fehlende Pflichtfelder, unbekannte Kennungen und unzulässige Werte, bevor Daten verändert werden. Die Rückmeldung nennt Datei, Tabellenblatt, Zeile und den konkreten Grund. „Artikelnummer fehlt“ lässt sich bearbeiten; „Import fehlgeschlagen“ hilft dabei kaum.
Je nach Datenbestand werden gültige Zeilen einzeln freigegeben oder zusammengehörige Daten als Einheit übernommen. Bei einem Auftrag mit mehreren Positionen kann die vollständige Übernahme erforderlich sein. Eine Datenbanktransaktion kann solche Änderungen gemeinsam bestätigen oder bei einem Fehler zurücknehmen.
Unterbrochene Importe fortsetzen
Bei größeren Dateien erhält der Import eine eigene Kennung und einen sichtbaren Bearbeitungsstand. Nach einer Unterbrechung wird anhand der bereits bestätigten Datensätze fortgesetzt. Eine geänderte Datei benötigt einen neuen Prüflauf, damit korrigierte Zeilen nicht unbemerkt mit dem vorherigen Stand vermischt werden.
Ergebnisse fachlich abgleichen
Das Protokoll unterscheidet neue, aktualisierte, übersprungene und zurückgestellte Datensätze. Jede verarbeitete Zeile erhält einen nachvollziehbaren Status. Eine bloße Anzahl erfolgreich gelesener Zeilen sagt noch nicht, ob alle benötigten Daten richtig angekommen sind.
Zusätzlich werden passende Kontrollwerte verglichen: etwa Auftragsanzahl, Gesamtmengen oder Summen je Zeitraum. Einige vollständige Vorgänge werden in der neuen Anwendung geöffnet und geprüft. Gleiche Gesamtsummen allein schließen falsch zugeordnete Einzelwerte nicht aus.
Einmalige Übernahme oder laufender Austausch
Für eine einmalige Umstellung wird festgelegt, ab wann die Ausgangsdateien nicht mehr geändert werden. Entstehen nach dem Probelauf weitere Daten, braucht es einen abschließenden Abgleich vor der Freigabe.
Bei regelmäßigem Austausch gehören Dateiformat, Wiederholungen und Zuständigkeiten für Fehler in einen festen Ablauf. Dann ist zu prüfen, ob eine direkte Schnittstelle besser geeignet ist als wiederkehrende manuelle Exporte.
Für die Vorbereitung
- Eine Beispieldatei mit typischen Einträgen und bekannten Problemfällen.
- Die Bedeutung der Spalten, Einheiten und vorhandenen Kennungen.
- Die Regeln für vorhandene Datensätze und zusammengehörige Einträge.
- Kontrollwerte und eine Person, die die fachliche Richtigkeit prüft.
Weiterführende Planung
Technische Grundlagen: Microsoft: Datentypen und regionale Formate bei der Datenübernahme und Microsoft: Transaktionen bei Datenbankänderungen (englisch).