Den entscheidenden Ablauf prüfen
Eine Funktionsliste zeigt, welche Begriffe ein Produkt abdeckt. Für die Auswahl zählt, ob ein wichtiger Ablauf vollständig funktioniert: etwa einen Auftrag erfassen, Material zuordnen, eine Freigabe einholen und die passenden Dokumente ausgeben.
Ein konkretes Beispiel mit typischen Daten macht Unterschiede sichtbar. Auch ein Sonderfall gehört dazu, beispielsweise eine Änderung nach der Freigabe oder eine Teillieferung. Dabei zeigt sich, an welchen Stellen zusätzliche Tabellen, doppelte Eingaben oder manuelle Absprachen nötig bleiben.
Standardsoftware konfigurieren
Passt der Ablauf weitgehend zu einem vorhandenen Produkt, werden zunächst dessen Einstellungen, Rollen und Vorlagen geprüft. Eine Umstellung einzelner Arbeitsweisen kann sinnvoller sein, als jede bisherige Besonderheit technisch nachzubauen.
Für die Bewertung zählen auch die Datenübernahme, benötigte Schnittstellen und die laufenden Lizenzkosten. Bei Erweiterungen ist zu klären, ob sie über vorgesehene Funktionen umgesetzt werden können und bei Produktupdates weiter unterstützt werden.
Vorhandene Software ergänzen
Erfüllt ein ERP-System seinen Kernzweck, kann eine ergänzende Anwendung eine Lücke schließen: zum Beispiel eine Freigabeoberfläche, die Erfassung an einer Maschine oder ein Kundenportal. Die vorhandene Auftragsverwaltung bleibt dabei bestehen.
Die Grenze zwischen den Anwendungen muss eindeutig sein. Wenn beide Kundendaten oder Aufträge speichern, wird festgelegt, welches System Änderungen führt und wie die andere Seite sie erhält. Eine verfügbare Schnittstelle wird anhand der benötigten Daten und Funktionen geprüft; ihr bloßes Vorhandensein reicht für die Planung nicht aus.
Eine eigene Anwendung entwickeln
Eine individuelle Anwendung kommt infrage, wenn wesentliche Abläufe mit verfügbaren Produkten nicht passend abgebildet werden oder die erforderlichen Ergänzungen selbst den größten Teil der Lösung ausmachen. Ihr Umfang wird anhand der betrieblichen Aufgaben abgegrenzt.
Auch hier entstehen Abhängigkeiten: von verwendeten Bibliotheken, Betriebsumgebung und Dokumentation. Quelltextzugang, Nutzungsrechte, Updatepflege und die Möglichkeit einer späteren Übergabe gehören deshalb bereits in die Beauftragung.
Aufwand über die Nutzung vergleichen
Zum Vergleich gehören Einführung, Datenbereinigung, Anbindung anderer Systeme und Schulung ebenso wie Lizenzkosten, Betrieb und Wartung. Bei einer Ergänzung kommen die Kosten beider Anwendungen und ihrer Verbindung zusammen.
Für alle Varianten werden derselbe Funktionsumfang und derselbe Betrachtungszeitraum verwendet. Offene Annahmen bleiben erkennbar, etwa die Zahl der Benutzer oder ein noch ungeprüfter Datenexport. So lässt sich das Angebot später mit den tatsächlichen Anforderungen abgleichen.
Unterlagen für die Auswahl
- Ein wichtiger Ablauf mit Anfang, Ergebnis und beteiligten Personen.
- Typische Beispieldaten und mindestens ein relevanter Sonderfall.
- Vorhandene Programme, Geräte und benötigte Datenverbindungen.
- Notwendige Funktionen und Wünsche, die später ergänzt werden können.
- Anforderungen an Betrieb, Datenexport und Weiterentwicklung.